Die ABC-Analyse: Definition, Schritte zur Implementierung und Anwendungsbeispiele

Die ABC-Analyse wird sowohl als Zeitmanagement-Methode, als auch zur Klassifizierung und Priorisierung von Objekten eingesetzt. Man kann beispielsweise Waren, Materialien, Mitarbeiter oder Kunden kategorisieren. Ziel ist es, Ihre Gewinne zu maximieren und weiterführende Strategien abzuleiten. Im Zeitmanagement hilft die Methode Ihre Zeit zu optimieren und effiziente Ergebnisse zu erreichen.

Das Wichtigste im Überblick

1. Die Methode ist anschaulich und leicht nachvollziehbar.
2. Die Methode als Zeitmanagement-Methode priorisiert Aufgaben in die Klassen A, B und C.
3. Mithilfe der Methode zur Priorisierung von Objekten können weiterführende Strategien abgeleitet werden.

Die ABC-Analyse stammt aus dem Jahr 1951. H. Ford Dickie, ein Manager bei General Electric, hat sie in seinem Artikel „ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies“ erklärt. ¹H. Ford Dickie: ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies. In: Factory Management and Maintenance, 6 (1951)109, S. 92–94. Als Basis wählte er die Lorenz-Kurve (nach Max Otto Lorenz) und das Pareto-Prinzip (von Vilfredo Pareto). Somit wurden diese Methoden auch in die Unternehmensführung integriert.

Die ABC-Analyse im Zeitmanagement

Bei der Anwendung der Analyse beim Zeitmanagement werden zu Beginn des Arbeitstages die Aufgaben abhängig von ihrer Priorität klassifiziert, bewertet und in drei verschiedene Kategorien unterteilt. So werden sie in die Klasse A, B und C gegliedert. Klasse A sind die sehr wichtigen Aufgaben, Klasse B sind die wichtigen Aufgaben und Klasse C sind die unwichtigen Aufgaben. Hierbei spielt der Aspekt „Wert der Tätigkeit“ und der Aspekt „tatsächlicher Zeitaufwand“ eine entscheidende Rolle. Der Wert der Tätigkeit kann abhängig sein von den Vorstellungen der Führungskraft, den eigenen Wertvorstellungen oder den Unternehmenswerten.

Man spricht von A-Aufgaben, wenn der Wert der Tätigkeit – verglichen mit den anderen zu bewerkstelligenden Aufgaben – mit rund 65% und der tatsächliche Zeitaufwand mit rund 15% bemessen werden. Am besten sollten Sie den A-Aufgaben dann nachgehen, wenn sie höchst konzentriert sind, das heißt beispielsweise nicht in Ihrem Mittagstief.

Werden beide Kriterien, der Wert der Tätigkeit und der tatsächliche Zeitaufwand, als gleich wichtig und mit dem Prozentsatz von ca. 20% bewertet, spricht man von B-Aufgaben. B-Aufgaben sind ebenfalls bedeutend und sind gemäß ihrer Wertigkeit mit entsprechendem Zeitaufwand abzuarbeiten. Ihre Erledigung erfolgt meistens außerhalb des individuellen Leistungshochs.

Als C-Aufgaben betrachtet man Aufgaben, bei denen der tatsächliche Zeitaufwand höher (etwa 65%) als der Wert der Tätigkeit (ca. 15%) ist. Sie sind ziemlich zeitaufwendig, aber sie sind nicht wirklich wichtig, sondern eher lästig. Dazu gehören Ablage-, Kopier- und Sortieraufgaben. Sie müssen erledigt werden, aber nicht, wenn Ihre Leistungskurve am höchsten ist. Sie können sie auch delegieren, beispielsweise an einen Praktikanten.

Zweck der ABC-Analyse im Zeitmanagement ist es, schnell einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu erhalten. So können Sie gezielt Ihre Aufmerksamkeit sowie Ihre Energie auf die essenziellen Aufgaben legen und Ihre Zeit bestmöglich nutzen.

Die ABC-Analyse zur Priorisierung und Klassifizierung von Objekten mit Beispiel

Mithilfe der ABC-Analyse können Sie Objekte im Unternehmen in die Klassen A, B und C unterteilen. Langfristig lassen sich hieraus Strategien zur Reduzierung von Kosten und somit zur Gewinnmaximierung ableiten. Alle Objekte, die Sie in Klasse A einteilen, sind sehr wichtig für Ihr Unternehmen, Klasse B ist wichtig und solche, die Sie in der Klasse C eingruppieren, sind weniger wichtig.

So kann in der Logistik beispielsweise die ABC-Analyse verwendet werden, um den Lagerbestand effektiv zu managen und die Umschlaghäufigkeit von Waren zu maximieren – anbei ein Beispiel:

Stellen Sie sich einen großer Versandhändler vor. Er verkauft tausende von verschiedenen Produkten, aber nicht alle haben die gleiche Nachfrage oder die gleichen Verkaufspreise. Einige Artikel werden sehr häufig verkauft, während andere nur gelegentlich gekauft werden. Hier kommt die ABC-Analyse ins Spiel. Der Händler kann seine Waren in drei Kategorien teilen:

• A-Waren sind die „Top-Seller“, die häufig gekauft werden und somit eine hohe Umschlaghäufigkeit haben. Dies könnten zum Beispiel beliebte Elektronikartikel oder saisonale Waren sein.
• B-Waren sind Artikel mit einer moderaten Umschlaghäufigkeit, das heißt solche, die regelmäßig gekauft werden, aber nicht so häufig wie die A-Artikel.
• C-Waren sind schließlich jene Artikel, die am wenigsten oft verkauft werden und somit eine niedrige Umschlaghäufigkeit haben, wie zum Beispiel spezialisierte Produkte oder Nischenprodukte.

Mit der ABC-Analyse kann der Händler nun seine Lagerhaltung und sein Bestandsmanagement optimieren, das heißt, er leitet eine Strategie ab. Er könnte sicherstellen, dass er immer genügend A-Artikel auf Lager hat, um die Nachfrage zu befriedigen. Bei B- und C-Artikeln könnte er dagegen vorsichtiger sein und weniger auf Vorrat halten, um Lagerkosten zu sparen. Desweiteren kann er auch entscheiden, ob es sich lohnt, C-Artikel überhaupt weiterhin im Sortiment zu behalten. Auf diese Weise ermöglicht die ABC-Analyse eine differenzierte Betrachtung des Produktportfolios und trägt dazu bei, die Logistikkosten zu senken und die Verfügbarkeit der Waren zu verbessern.

Unterschiedliche Anwendungsgebiete

Die ABC-Analyse können Sie in Ihrem Unternehmen für verschiedene Anwendungsgebiete einsetzen, um Objekte zu klassifizieren und zu priorisieren. Anbei einige, weitere Anwendungsbereiche zur Übersicht:

Anwendungsgebiet	Objekt	Kennzahl
Produktion	Produktionsmaschine	Auslastungsgrad
Customer Relationship Management	Kunde	Umsatz/Gewinn
Vertrieb/Marketing	Produkt	Umsatz/Gewinn
Lieferantenmanagement	Lieferant	Wichtigkeit/Priorisierung
Materialwirtschaft	Material	Verbrauchsangabe

• Produktion: In der Produktion werden die Produktionsmaschinen in A-, B- und C-Klassen aufgeteilt, in dem die entsprechende Auslastung bestimmt wurde. Hiermit wird dann eine passende Strategie abgeleitet, wie zum Beispiel, dass die Maschinen mit der größten Auslastung (A-Klasse) öfters gewartet werden müssen als die in der B- und C- Klasse.
• Customer Relationship Management: Man teilt die Kunden in A-, B- und C-Kunden ein entsprechend Ihres Umsatzes bzw. Ihres Gewinnes. Als Strategie lässt sich dann beispielsweise ableiten, dass A-Kunden mehr Aufmerksamkeit bekommen als B- oder C-Kunden, weil durch die A-Kunden höhere Gewinne erzielt werden.
• Vertrieb/Marketing: A-, B- und C-Produkte werden nach dem entsprechenden Umsatz bzw. Gewinn eingeteilt. Als Strategie können Sie ableiten, dass die A-Produkte beispielsweise noch mehr weiterentwickelt werden sollten als die B- oder C-Produkte, weil sie beliebter sind und mehr Geld einbringen.
• Lieferantenmanagement: Ihre Lieferanten können Sie nach Ihrer Wichtigkeit einteilen. Dementsprechend lässt sich als Strategie dann ableiten, welche Lieferanten sie bevorzugt behandeln sollten.
• Materialwirtschaft: Ihr Material wird entsprechend des Verbrauches kategorisiert. Daraus resultiert beispielsweise, welche Materialien sie vorrätig haben sollten bzw. welche sie weniger oft nachbestellen müssen.

Lorenzkurve

Die ABC-Analyse lässt sich graphisch in der Lorenzkurve darstellen. Mit der Lorenzkurve, auch Disparitätskurve genannt, werden statistische Verteilungen dargestellt. Der Ökonom und Staistiker Max Otto Lorenz hat sie 1905 entwickelt.

Auf der x-Achse im Koordinatensystem befinden sich die Objekte und in welche Klassen sie eingeteilt sind. Auf der y-Achse stehen die Kennzahlen und es sollten die Grenzen der drei Klassen A, B und C eingetragen werden.

Vor- und Nachteile der ABC-Analyse

Der Vorteil der ABC-Analyse ist, dass sie in sehr vielen, sehr unterschiedlichen Teilbereichen angewandt werden kann. Die Methode ist leicht nachvollziehbar, da man sich in Ihrer Darstellung auf das Grundsätzliche fokussiert und auch komplexe Sachverhalte einfach veranschaulichen kann. Am Ende können Sie Strategien für Ihr Unternehmen entwickeln.

Der Nachteil der Methode ist, dass eine Zuordnung in die Klassen A, B und C nur dann zu einer eindeutigen Analyse führen, wenn sich die drei Klassen strikt voneinander unterscheiden. Nachteilig ist ebenfalls, dass Faktoren, die im Laufe der Zeit noch dazu kommen könnten, außen vorgelassen werden. Auch die Handlungsschritte müssen selbst entwickelt werden und sind somit sehr individuell abhängig.

Literatur

1. Müller-Klement KG (2002) Zielwirksam arbeiten: Technik, Methodik und Praxis des persönlichen Zeitmanagement, 13. Aufl. Expert, Renningen-Malmsheim.
2. Weisweiler, Silke, Dirscherl, Birgit, Braumandl, Isabell: Zeit- und Selbstmanagement. Ein Trainingsmanual. Springer-Verlag, Berlin Heidelberg 2013.

^{Bildnachweis: ©Pixabay}

Einzelnachweise

• 1
  H. Ford Dickie: ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies. In: Factory Management and Maintenance, 6 (1951)109, S. 92–94.