Suchen Sie nach effektiven Methoden zur Gestaltung von Jour fixen? In unserem Artikel betrachten wir die Vorteile regelmäßiger Treffen, erklären Schlüsselaspekte zur Gewährleistung des Erfolgs und unterstützen Sie mit hilfreichen Tipps und kostenlosen Vorlagen. Lernen Sie, wie Sie den Arbeitsfluss optimieren und die Teamkommunikation durch effektive Jour fixe verbessern können. Auch eine souveräne Moderation garantiert ebenfalls den Erfolg Ihres Jour fixes – anbei einige, weitere hilfreiche Tipps.
Das Wichtigste im Überblick
- Jour fixe ist ein regelmäßiges Treffen des Teams an einem festen Termin.
- Er sollte immer am selben Ort stattfinden.
- Der Moderator sollte sich gut vorbereiten und frühzeitig Einladungen verschicken.
- Agenda und Protokoll des Jour Fixes sind wichtig.
Definition: Was ist ein Jour fixe?
Ein fester Tag, an dem sich Personen regelmäßig treffen, wird als Jour fixe (abgekürzt: JF) bezeichnet. Der Ausdruck stammt aus dem Französischen (jour = Tag, fixe = fest) und wird nur im Deutschen in diesem Zusammenhang verwendet. Auf Französisch spricht man von „réunion de travail régulière“, auf Englisch von „regular meeting“.
Wie oft man ein Jour fixe vereinbart, bleibt jedem selbst überlassen. Es kann je nach Projekt täglich zu einer bestimmten Uhrzeit oder einmal in der Woche oder im Monat stattfinden. Das Team kann den Termin selbst wählen, aber es ist wichtig, dass er ernst genommen wird und regelmäßig zur vereinbarten Zeit stattfindet.
Erfolgsfaktoren für den Jour fixe
1. Achten Sie auf Pünktlichkeit
Wie bei jedem anderen geschäftlichen Termin ist es wichtig, dass Sie pünktlich erscheinen. Falls Sie sich verspäten, kann es passieren, dass die Teilnehmer der JF im Anschluss andere Verpflichtungen haben und es zu weiteren zeitlichen Verzögerungen kommt.
2. Verschieben Sie ggf. den Termin rechtzeitig
Falls Sie wissen, dass es Ihnen nicht möglich ist, an einem festgelegten Termin teilzunehmen, sagen Sie den Jour fixe ab oder verschieben Sie ihn zeitnah.
3. Treffen Sie sich am selben Ort
Der JF findet regelmäßig am gleichen Ort und zum gleichen Termin statt, um den Abstimmungsbedarf zu reduzieren.
4. Treffen Sie sich nicht nur digital
Selbstverständlich kann der Termin auch digital über eine Konferenzsoftware stattfinden. Das Jour fixe sollte jedoch auch in analog im Büro erfolgen.
5. Wer nimmt am Jour fixe teil?
Die Führungskraft legt fest, wer an dem Jour fixe teilnimmt, die in regelmäßigen Abständen stattfinden. Je mehr Personen bei dem Termin anwesend sind, desto länger ist die Dauer der Besprechung. Dabei ist es unökonomisch, die Zeit von Personen zu vergeuden, die zu dem Thema nichts beitragen oder die neue Informationen nicht sofort benötigen.
6. Stimmen Sie Inhalt und Ablauf ab
Legen Sie mit den Teilnehmern den grundsätzlichen Inhalt und den Ablauf zukünftiger Jour fixe fest. Mögliche Themen sind z.B: Projektstatus, Probleme, neue Fragestellungen, Umsatz- und Kostenentwicklung. Es ist wichtig, im Vorfeld zu klären, ob eine Tagesordnung verschickt werden soll. Außerdem muss geklärt werden, wer das Protokoll führt. Ob Gäste am Jour fixe teilnehmen können, muss ebenfalls entschieden werden.
Effektive Planung und Durchführung eines Jour Fixe
Die effektive Planung eines Jour Fixes kann entscheidend dazu beitragen, dass alle Teilnehmer bestmöglich auf die Sitzung vorbereitet sind und der Ablauf reibungslos funktioniert. Im folgenden Abschnitt werden Ihnen Schritte vorgestellt, die Ihnen dabei helfen können, die Agenda detailliert zu erstellen, die Wichtigkeit einzelner Punkte zu bewerten, spezifische Ziele zu definieren und die erforderlichen Arbeitsschritte zu überlegen. Es wird speziell darauf eingegangen, wie man die Themen priorisiert und wie man effektive Zielsetzungen formuliert, die zum Erfolg der Sitzung führen können.
1. Agenda erstellen
Tragen Sie und die Teilnehmer sämtliche Punkte, die auf der Agenda für den anstehenden Jour Fixe relevant sein könnten, bis zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer Liste zusammen. Formulieren Sie dann parallel für jeden Punkt eine Begründung, weshalb gerade dieser unbedingt diskutiert werden sollte.
2. Topthemen benennen
Selektieren Sie die Punkte, die Topthemen sind und bewerten Sie alle Punkte. Vergeben Sie hierfür Buchstaben A, B und C. Die Topthemen bekommen den Buchstaben A, B sind die zweit wichtigsten Themen im anstehenden Jour fixe und Punkt C muss nicht, aber kann im Jour fixe behandelt werden.
Hinter jedem zu behandelnden Agendapunkt notieren Sie jetzt die ungefähre Dauer des Themas. Als nächsten Schritt begründen Sie für sich, warum dieser oder jener Punkt wichtig oder nicht so wichtig ist. Halten Sie die Reihenfolge im Meeting bei. C Punkte können dann zu einem anderen Termin besprochen werden.
3. Ziele nennen
Formulieren Sie im nächsten Schritt die konkreten Ziele, die Sie mit jedem Agendapunkt mit Ihrem Team erreichen möchten. Hierbei sollten Sie in Betracht ziehen, wer eingeladen und und welche Kompetenzen der Beschäftigte mitbringt. Notieren Sie Ihre Ziele schriftlich, damit Sie sehen, ob diese auch wirklich passen.
Überlegen Sie sich außerdem, welche Arbeitsschritte von Nöten sind, um die Ziele zu erreichen. Dazu zählt zum Beispiel, dass Sie im Vorfeld Ihr Team ausreichend informieren und gemeinsam Ideen sammeln. Ein konkretes Zeil, das Sie erreichen möchten, ist beispielsweise die Planung eines Events, bei der am Ende jeder Teilnehmer weiß, was seine Aufgaben sind. 1Rüdiger Funk, Martin Hartmann, Alexander Zoll: Mini-Handbuch. Meetings leiten, Teil 2. Beltz, 2017.
Tipps für die Moderation
Die Rolle eines Moderators bei einem Jour fixe ist entscheidend für den Erfolg. Sie sind dafür verantwortlich, die Diskussion zu leiten, sicherzustellen, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen und dass die Agenda eingehalten wird. Im Folgenden werden wir die unterschiedlichen Herangehensweisen von Moderatoren beleuchten. Wir werden auch einige Tipps für eine erfolgreiche Moderation geben.
1.Verschiedene Vorgehensweisen der Moderatoren
Einige Moderatoren nehmen ihre Funktion bereits im Vorfeld der offiziellen Begrüßung wahr. Sie betreten als Erster den Raum. Auf diese Weise sind sie in der Lage, die Ankömmlinge zu begrüßen, persönliche Gespräche zu initiieren und einen Eindruck vom Gruppenklima zu gewinnen. Es gibt allerdings auch solche, die stets kurz vor dem festgesetzten Anfangszeitpunkt eintreffen und einen sachorientierten, schnellen Einstieg inszenieren: „Guten Tag, meine Damen und Herren, ich stelle fest, dass wir nicht viel Zeit habe, lassen Sie uns beginnen …“. Dies ist weniger wünschenswert.
2. Wirkung Ihrer Worte
Ihr einleitenden Worte haben enormen Einfluss auf die Gestaltung der Stimmung: Sie können beispielsweise Hektik, Unruhe, Anspannung oder Gelassenheit, Fokussierung auf die Themen, Freude oder Wertschätzung der Gruppe vermitteln. Starten Sie daher kurz und herzlich mit einfach verständlichen Sätzen.
3. Vermeiden Sie Gemeinplätze
Benutzen Sie keine Sätze, wie etwa: „Es ist mir eine besondere Freude, auch die Kollegen aus der Abteilung …“ oder: „Wie Sie wissen, sind wir zeitlich angespannt, daher …“. Gemeinplätze geben der Begrüßung einen unpersönlichen Anstrich.
4. Seien Sie freundlich
Präsentieren Sie eine freundliche Miene, schauen Sie in die Runde und halten Sie Blickkontakt mit allen Anwesenden. Falls passend, könnten Sie möglicherweise einen „Opener“ für Ihre Besprechung finden, sprich eine kleine Anekdote, einen aktuellen Bezug zu einem der wichtigen Tagesordnungspunkten oder eine humorvolle Grafik – irgendetwas, das den Teilnehmenden im Gedächtnis bleibt.
5. Erörtern Sie Organisationsabläufe
Klären Sie auch alles organisatorischen Einzelheiten, wie zum Beispiel Pausen, Getränke oder den Umgang während des Jour fixes mit dem Smartphone.
6. Ernennen Sie einen Protokollanten
Der Protokollant sollte am Jour Fixe teilnehmen, aber keine der Hauptpersonen sein. Das Protokoll ist als solches wichtig, damit sowohl Teilnehmende als auch Außenstehende den Jour Fixe nachvollziehen können. Im Protokoll sollten Ziele, Termine und ausführende Personen niedergeschrieben werden. Offene Probleme, die zu einem andren Zeitpunkt geklärt werden sollen, sollten erwähnt werden.
Tipps für den Ablauf
Wie sieht die effektiven Durchführung eines Jour fixes aus? Wichtig sind u.a., das Abarbeiten der Agenda, der Erstellung eines Maßnahmenplans, die Durchführung einer Rückschau und die Formulierung prägnanter Schlussworte. Diese Schritte sind entscheidend, um sicherzustellen, dass der Jour fixe produktiv ist und die Teilnehmer motiviert und engagiert bleiben.
1. Erörtern Sie den Anlass
Nennen Sie das zu erwartende Ziel des aktuellen Jour fixes. Auf keinen Fall sollten die Teilnehmer meinen, dieser sei nur seiner selbst wegen einberufen worden.
2. Arbeiten Sie die Agenda ab
Gehen Sie die Agenda durch und arbeiten Sie die wichtigen Punkte ab. Es ist wichtig, das Team zum Mitdiskutieren und Mitmachen zu motivieren.
3. Erstellen Sie einen Maßnahmenplan
Am Ende sollten Sie gemeinsam mit den Teilnehmenden einen Plan erstellen, bei dem erörtert wird, wer, was zu tun hat.
4. Nehmen Sie sich Zeit für eine Rückschau
Hier sollten die Teilnehmende des Jour fixes kurz mitteilen, wie sie diesen wahrgenommen haben, ob sie mit den Ergebnissen einverstanden sind und was man in Zukunft bei der Besprechung besser machen könnte.
5. Sprechen Sie prägnante Schlussworte
Sie sind es, die den Jour fixe mit Ihren Worten beenden. Dadurch gewinnen Sie Respekt und Sie bleiben im Gedächtnis als Führungskraft. Doch seien Sie ehrlich dabei: War die Sitzung nicht wirklich erfolgreich, loben Sie diese nicht unnötig. Greifen Sie einen Punkt auf, der Sie wirklich bewegt und denen Sie dem Team mitgeben möchten. 2Rüdiger Funk, Martin Hartmann, Alexander Zoll: Mini-Handbuch. Meetings leiten, Teil 5. Beltz, 2017.
Fehler beim Jour fixe vermeiden
In vielen Jour fixen kann es vorkommen, dass das eigentliche Thema verfehlt wird. Ein weiteres Problem kann sein, dass überhaupt keine relevanten Themen vorliegen, die diskutiert werden müssen. Zudem kann es auch vorkommen, dass der falsche Teilnehmerkreis eingeladen wurde, was zu Langeweile und Desinteresse führen kann. Anbei einige Tipps, wie Sie als Führungskraft diese Fehler umgehen.
1. Thema wird verfehlt
Teilnehmende schweifen ab und es wird über Gott und die Welt gesprochen. Die Führungskraft sollte die Beschäftigten ermahnen und gemeinsam sollte man zu den Punkte der Agenda zurückkehren.
2. Keine relevanten Themen
Es liegen keine relevanten, zu diskutierenden Themen an. Lassen Sie daher einen Jour fixe lieber ausfallen, sonst besteht die Gefahr, dass man Sie als Führungskraft nicht ernst nimmt.
3. Falscher Teilmehmerkreis
Es sind Personen zum Jour fixe eingeladen, die nichts zu den Themen beisteuern können. Oft langweilen diese sich. Laden Sie nur Teilnehmende ein, die mit den Themen vertraut sind.
4. Monologe vermeiden
Nur eine Person spricht die ganze Zeit – das langweilt die Teilnehmenden. Versuchen Sie, alle Personen mit in die Diskussion, die ergebnisorientiert ablaufen sollte, einzubeziehen.
5. Konkrete Realisierung
Themen des Jour fixes sollten nicht im Sand verlaufen, sondern alle Maßnahmen und Ziele sollten im Protokoll niedergelegt werden, damit diese dann auch zeitnah realisiert werden.
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Einzelnachweise
- 1Rüdiger Funk, Martin Hartmann, Alexander Zoll: Mini-Handbuch. Meetings leiten, Teil 2. Beltz, 2017.
- 2Rüdiger Funk, Martin Hartmann, Alexander Zoll: Mini-Handbuch. Meetings leiten, Teil 5. Beltz, 2017.
