Richtiges Onboarding ist wichtig, um neue Mitarbeiter im Unternehmen zu halten, Kosten einzusparen und langfristig den Fachkräftemangel zu reduzieren. Erfahren Sie im Folgenden, was Sie beim Onboarding als Betrieb unbedingt beachten sollten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Onboarding beschäftigt sich mit der Einarbeitung neuer Mitarbeiter in einem Unternehmen, um sie mit der Unternehmenskultur, -politik und den Arbeitsabläufen vertraut zu machen.
- Onboarding-Programme sollten über einige Tage oder Wochen stattfinden, um den Lernprozess zu unterstützen.
- Durchdachte Onboarding-Programme können Kosten einsparen, da sie dazu beitragen, Fluktuationsraten zu senken und die effiziente Arbeitsweise neuer Mitarbeiter fördern.
Definition: Was ist Onboarding?
Beim Onboarding geht es um die Einarbeitung und die Integration neuer Mitarbeiter in eine Organisation und darum, dass sie erste Erfahrungen mit der Unternehmenskultur, der Unternehmenspolitik und den Arbeitsabläufen sammeln. Außerdem sollen sie mit den Besonderheiten ihrer eigenen Position und den damit verbundenen Anforderungen vertraut gemacht werden.
Es ist wichtig, dass Einarbeitungsprogramme nicht auf einen kurzen Rundgang am ersten Tag beschränkt bleiben, sondern über einige Tage oder Wochen planmäßig verteilt werden.
Denn: Normalerweise durchläuft ein Arbeitnehmer zwischen dem Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung und dem endgültigen Abschluss seiner Einarbeitung unterschiedliche Stadien, die durch Onboarding-Maßnahmen begleitet werden sollten. Dabei ist das Ziel, die Erwartungen des Kandidaten und die des Unternehmens zusammenzuführen. (Habermann o.J.) 1Ullah, Robindro, Witt, Michael: Praxishandbuch Recruiting: Grundlagenwissen, Prozess-Know-How, Social Recruiting. Schäffer-Pöschel, Stuttgart 2018.
In den USA steigt die Beliebtheit von sogenannten Boot-Camps, da sie neuen Mitarbeitern dabei helfen, sich rasch an die Kultur des Arbeitgebers anzupassen.
Die Vorteile einer gründlichen Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Die anfängliche Motivation und Euphorie für den neuen Job ist schnell dahin, wenn neue Mitarbeiter*innen in den ersten Wochen auf sich allein gestellt sind und kaum Unterstützung bekommen. Die Folge: Resignation bei den einen, Gedanken an Kündigung bei den anderen. Dem können Sie vorbeugen und mit einer gründlichen Einarbeitung, auch Onboarding genannt, folgende Vorteile erzielen:
Kosten sparen
Zwar ist ein ausgeklügeltes Einarbeitungskonzept oft mit mehr Aufwand und Kosten verbunden, doch spart es in zweierlei Hinsicht. Sie müssen zum einen nicht ein teures Personalauswahlverfahren von Neuem starten, falls derdie neue Kollegin nach einer kurzen Zeit wieder kündigt. Zum anderen führt eine gezielte Einarbeitung dazu, dass derdie neue Mitarbeiterin schneller zu einem produktiven und vollwertigen Mitglied des Teams wird und weniger Fehler macht.
Senkung der Fluktuation
Eine hohe Fluktuation wirkt sich negativ aus. Sie belastet das Betriebsklima und bedeutet, dass Kolleginnen und Kollegen mehr arbeiten müssen, um Vakanzen zu überbrücken. Zudem leidet das Employer Branding, wenn bekannt wird, dass viele Mitarbeiter das Unternehmen frühzeitig verlassen. Das Fluktuationsrisiko lässt sich jedoch durch eine durchdachte Einführung senken und
Verbesserung der Qualitätsstandards
Dabei ist es wichtig, dass die Qualitätsstandards immer im Auge behalten werden. Falls die Einführung unvollständig ist, ist es nicht überraschend, dass neue Mitarbeiterinnen vermehrt Fehler machen und die internen Qualitätsmaßstäbe nicht einhalten. Dies führt nicht nur zu Frustration bei den Kolleginnen, sondern auch bei den Kund*innen. Langfristig hat dies Auswirkungen auf das Ergebnis des Unternehmens. Mit einem gezielten Onboarding können von Anfang an wichtige Standards und Prozesse vermittelt werden, um alles richtig zu machen.
Stufen des Onboarding-Prozesses
Das Onboarding lässt sich in drei Phasen unterteilen, die jede für sich genommen sehr wichtig ist und in der es gilt, das Kennenlernen und die Zusammenarbeit zwischen neuem Mitarbeiter und den Kollegen immer weiter zu intensivieren.
1. Pre-Onboarding
Nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags beginnt die Pre-Onboarding-Phase. Dies ist die Phase vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn. In dieser Phase konzentrieren sich die unternehmensbezogenen Aufgaben auf zwei Schwerpunkte: Zum einen auf „Information“ und zum anderen auf „Organisation“. Oftmals verstreichen aufgrund verschiedener Umstände Wochen, oder sogar Monate, bis zum Beginn der Tätigkeit des neuen Mitarbeiters im Unternehmen. Die Phase des Pre-Onboarding sollte daher nicht unterbewertet werden.
Bei dem Aufgabenbereich „Information“ geht es vor allem darum, erste Informationen über das Unternehmen zu geben, erste Formulare zum Ausfüllen zu verteilen und auch Absprachen über die technische Ausstattung oder den Dienstwagen zu treffen. Infos zur Einarbeitung und zum ersten Arbeitstag werden ausgetauscht.
Der Bereich „Organisation“ ist ein nach innen, d.h. in das Unternehmen, gerichtetes Aufgabenpaket. Hier wird der Eintritt des neuen Mitarbeiters mit einer Checkliste vorbereitet, bei der alle relevanten Arbeitsschritte aufgelistet sind, die vor dem Eintritt des neuen Mitarbeiters zu erledigen sind. Zum Beispiel: Organisation des ersten Arbeitstages, Bestellung der Arbeitsgeräte oder des Firmenwagens und Einrichtung des gesamten Arbeitsbereiches. Dazu gehört auch die Benachrichtigung des Kollegenkreises über den neuen Mitarbeiter und gegebenenfalls die Benennung von Paten oder Mentoren sowie die Erstellung eines ausführlichen Einarbeitungplans.
2. Erster Arbeitstag
Am ersten Arbeitstag ist es wichtig, dass man den Kollegen herzlich empfängt, ihm das Team vorstellt und das erste Gespräch mit dem Vorgesetzten bzw. mit jemandem aus der Personalabteilung kann Türen öffnen. Auch ein Rundgang durch die Abteilung bis zum Arbeitsplatz ist wichtig, erste Arbeitsabläufe sollten diskutiert werden. Mentoren und Paten stellen sich dem neuen Kollegen vor.
3. Onboarding
Das eigentliche Onboarding geht über mehrere Wochen hinweg. Je besser der neue Kollege integriert ist und sich mit dem Unternehmen identifizieren kann, desto geringer ist die Fluktuation, die auch jede Menge Geld verschlingt.
Bei der fachlichen Einarbeitung soll das neue Teammitglied sich Unternehmenswissen zugänglich machen. Es soll die Möglichkeit haben, eigenes Wissen mit einzubringen und dieses gewinnbringend in den neuen Betrieb einsetzen. Bei der sozialen Einarbeitung netzwerkt der Neue mit seinen Kollegen. Es entsteht ein „Wir-Gefühl“ und – wünschenswerterweise – eine starke Identifikation mit dem Unternehmen. Bei der werteorientierten Einarbeitung werden die Unternehmensgrundsätze, die meist schriftlich existieren, weitergegeben. 2Becker, Manfred: Personalwirtschaft. Lehrbuch für Studium und Praxis. Schäffer-Pöschel, Stuttgart 2010.
Bei der strategischen Einarbeitung haben Sie die Möglichkeit, den Neuling ersteinmal zu schonen oder ihn von Anfang an alle Herausforderungen angehen zu lassen und um zu sehen, wie er neue Aufgaben meistert. 3Berthel, Jürgen, Becker, Fred G.: Personal-Management. Grundzüge für Konzeptionen betrieblicher Personalarbeit. Schäffer-Pöschel, Stuttgart 2013.
Tools und Techniken des Onboardings
Betriebe sollten in Betracht ziehen, welche Art von Tools und Techniken sie dem neuen Kollegen an die Hand geben, die ihm bei der Einarbeitung helfen. Mit moderner Technik kann man sich als modernes Unternehmen präsentieren – ein weiterer Pluspunkt bei den neuen Kollegen, vor allen Dingen bei der jüngeren Generation. Anbei ein paar Möglichkeiten:
1. Willkommenspaket überreichen
Die Zusammenstellung eines Willkommenspaketes mit allen notwendigen Informationen, die dem neuen Kollegen interessieren könnten, sind gerne gesehen. Auch kann dies in Form eines USB-Sticks zur Begrüßung geschehen. Hier sollte man Informationen zu Parkmöglichkeiten, einen Menüplan aus der Kantine und Infos zu dem Betrieb und den Kollegen weitergeben. Wichtig hierbei ist, dass der neue Kollege nicht mit zu viel Informationen überfrachtet wird, damit er sich nicht gleich am ersten Tag gestresst fühlt.
2. Einführungsseminare abhalten
Insbesondere wenn mehrere neue Kollegen in das Unternehmen eintreten, veranstalten manche Betriebe Einführungsseminare. Hier werden interne Informationen weitergegeben und die Neulinge können sich untereinander vernetzen. Bei dieser Art von Seminaren ist viel Raum für offene Fragen und Antworten. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass die Seminare auf entsprechende Zielgruppen zugeschnitten werden. Beispielsweise können HR-Mitarbeiter eine individuell auf Sie abgestimmte Schulung zum Thema Personal bekommen.
3. Mitarbeitergespräche anbieten
Firmen sollten Mitarbeitergespräche in regelmäßigen Abständen beim Onboarding einführen. So kann man austarieren, ob der Neue sich wohlfühlt und wo eventuelle Schwierigkeiten auftauchen. Führungskräfte sollten ein offenes Ohr haben und sich Zeit nehmen. So können Missstände von Anfang an geklärt werden. Die Gespräche können spontan stattfinden oder aber auch länger geplant sein. Sie sind eins der wichtigsten Instrumente im Onboarding.
4. Eigene Website und Webinare erstellen
Eine eigens erstelle Website oder auch Webinare bieten die Möglichkeit – neben allgemeinen – auch spezielle, abteilungsinterne Informationen weiterzugeben. Kollegen können sich kurz vorstellen und spezielles Wissen an den Neuling herantragen. Auch dadurch lassen sich Mitarbeitende von Anfang an an das Unternehmen binden und Kündigungen können vermieden werden. Wichtig hierbei ist, beide Tools möglichst nicht mit zu vielen Informationen auszustatten, denn der neue Kollege sollte langsam an die relevanten Themen herangeführt werden.
Fazit
Onboarding bezieht sich auf den Prozess der Integration und Einarbeitung neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen. Ein effektiver Onboarding-Prozess ist streng strukturiert und kann mehrere Wochen dauern. Dieser Prozess ermöglicht es neuen Mitarbeitern, sich mit der Unternehmenskultur, der Unternehmenspolitik, Arbeitsabläufen und den spezifischen Anforderungen ihrer Position vertraut zu machen und Erfahrungen zu sammeln. Ein gut umgesetztes Onboarding-Programm hat verschiedene Vorteile, darunter Kostenersparnisse, Reduzierung der Fluktuation und Verbesserung der Qualitätsstandards. Es sollte sich in drei Phasen unterteilen: Pre-Onboarding, erster Arbeitstag und Onboarding selbst. Jede Phase hat klare, spezifische Ziele und beinhaltet die Verwendung verschiedener Tools und Techniken, um die Integration und Einarbeitung zu erleichtern.
Bildnachweis: ©Pixabay
Einzelnachweise
- 1Ullah, Robindro, Witt, Michael: Praxishandbuch Recruiting: Grundlagenwissen, Prozess-Know-How, Social Recruiting. Schäffer-Pöschel, Stuttgart 2018.
- 2Becker, Manfred: Personalwirtschaft. Lehrbuch für Studium und Praxis. Schäffer-Pöschel, Stuttgart 2010.
- 3Berthel, Jürgen, Becker, Fred G.: Personal-Management. Grundzüge für Konzeptionen betrieblicher Personalarbeit. Schäffer-Pöschel, Stuttgart 2013.
