Effiziente Kommunikation trotz Abwesenheit: Unser Leitfaden mit Vorlagen und Mustern für Abwesenheitsnotizen in Outlook, Thunderbird & Co. zeigt Ihnen, wie Sie professionelle, klare und höfliche Out-of-Office-Nachrichten erstellen. Ein Muss für jeden, der trotz Abwesenheit ein positives Bild von sich am Arbeitsplatz hinterlassen möchte.
Was ist eine Abwesenheitsnotiz?
Eine Abwesenheitsnotiz, oft auch als Abwesenheitsmail oder als „Out-of-Office-Nachricht“ bezeichnet, ist eine automatische E-Mail-Antwort, die eingerichtet wird, um Absender darüber zu informieren, dass der Empfänger der E-Mail für einen bestimmten Zeitraum nicht verfügbar ist. Diese Funktion wird häufig in E-Mail-Programmen und -Diensten genutzt, um Personen, die versuchen, Kontakt aufzunehmen, sofortige Rückmeldung zu geben, wenn der Empfänger nicht antworten kann.
Die Abwesenheitsnotiz enthält typischerweise Informationen wie:
- Den Zeitraum der Abwesenheit: Damit der Absender weiß, wann der Empfänger wieder erreichbar sein wird.
- Grund der Abwesenheit: Dies ist optional, aber einige Leute wählen, um den Grund ihrer Abwesenheit kurz zu erwähnen, wie Urlaub, Geschäftsreise oder Krankheit.
- Kontaktinformationen einer Vertretung: Oft wird eine alternative Kontaktperson angegeben, an die sich der Absender mit dringenden Anliegen wenden kann.
- Dank oder eine Entschuldigung für die Unannehmlichkeit: Eine freundliche Note, die den Absendern für ihr Verständnis dankt.
Die Hauptfunktion der Abwesenheitsnotiz ist es, effektive Kommunikation aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass wichtige Nachrichten auch in Abwesenheit des Hauptempfängers angemessen behandelt werden. Es hilft auch, die Erwartungen der Absender in Bezug auf die Antwortzeiten zu managen.
Warum eine E-Mail-Abwesenheitsnotiz wichtig ist
Eine E-Mail-Abwesenheitsnotiz ist aus mehreren Gründen wichtig, sowohl für den Absender der Nachricht als auch für den Empfänger. Hier sind einige der wesentlichen Gründe:
1. Kommunikationserwartungen managen
Eine Abwesenheitsnotiz informiert die Absender darüber, dass sie nicht sofort eine Antwort erhalten werden. Das hilft, realistische Erwartungen bezüglich der Antwortzeit zu setzen und mögliche Frustrationen oder Missverständnisse zu vermeiden.
2. Professionalität bewahren
Indem Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten, zeigen Sie Professionalität und Respekt gegenüber den Personen, die versuchen, Sie zu erreichen. Es signalisiert, dass Sie ihre Anfragen ernst nehmen und sich um eine angemessene Weiterleitung oder Antwort bemühen, selbst wenn Sie gerade nicht verfügbar sind.
3. Weiterleitung an die richtige Kontaktperson
Durch die Bereitstellung von Informationen zu alternativen Kontaktpersonen oder Ressourcen in Ihrer Abwesenheitsnotiz können dringende Anliegen weiterhin bearbeitet werden, was dazu beiträgt, die Kontinuität der Arbeit und des Kundenservice sicherzustellen.
4. Vermeidung von Verzögerungen
In vielen Geschäftsbereichen ist Zeit kritisch. Durch die Abwesenheitsnotiz können Projekte oder Anfragen ohne signifikante Verzögerungen weitergeleitet und bearbeitet werden, da die Absender wissen, an wen sie sich stattdessen wenden können.
5. Transparenz schaffen
Eine Abwesenheitsnotiz bietet Transparenz hinsichtlich Ihrer Verfügbarkeit. Sie informiert darüber, wann Sie zurückkehren und wann die Absender mit einer Antwort rechnen können. Dies fördert offene Kommunikationswege und baut Vertrauen auf.
6. Stressreduktion
Für den Abwesenden kann das Wissen, dass eingehende E-Mails automatisch beantwortet werden und die Absender informiert sind, Stress reduzieren. Sie können sich besser auf den Grund ihrer Abwesenheit konzentrieren, sei es Urlaub, eine Geschäftsreise oder eine Weiterbildung.
7. Persönliche Grenzen setzen
In einer Zeit, in der die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben zunehmend verschwimmen, hilft eine Abwesenheitsnotiz dabei, klare Grenzen zu setzen. Sie kommuniziert deutlich, dass Sie während Ihrer Abwesenheit nicht für Arbeitsanfragen zur Verfügung stehen.
Insgesamt ist eine Abwesenheitsnotiz ein wesentliches Element effektiver Kommunikation in der Arbeitswelt. Sie trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden, die Arbeitseffizienz zu erhalten und die Zufriedenheit aller Beteiligten zu fördern.
Abwesenheitsnotiz: Muster, Vorlagen und Formulierungen
Im folgenden finden Sie unterschiedliche Formulierungbeispiele für Ihre Abwesenheitsnotiz an Kollegen. Diese eignen sich insbesondere für die Situation, wenn Sie im Urlaub, auf Dienstreise oder krank sind.
Beispiel1:
Betreff: Außer Haus – [Ihr Name]
Lieber Absender,
ich bin bis zum [Datum] abwesend und habe in dieser Zeit keinen Zugriff auf mein E-Mail-Postfach. Für dringende Angelegenheiten steht Ihnen [Name] unter [E-Mail-Adresse] zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Beispiel 2:
Betreff: Außerhalb des Büros bis [Datum]
Liebe Kollegen und Geschäftspartner,
ich bin bis einschließlich [Datum] im Urlaub und nicht erreichbar. Für dringende Fälle wenden Sie sich bitte an [Name] ([E-Mail-Adresse]). Ich werde mich nach meiner Rückkehr umgehend um Ihr Anliegen kümmern.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Beispiel 3:
Betreff: Vorübergehend nicht erreichbar
Hallo,
vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin derzeit bis zum [Datum] nicht im Büro. Bitte erwarten Sie eine Verzögerung bei der Beantwortung. Bei dringenden Anliegen kontaktieren Sie bitte [Name] unter [E-Mail-Adresse].
Danke für Ihr Verständnis.
Beste Grüße,
[Ihr Name]
Beispiel 4:
Betreff: Abwesenheit vom Büro
Guten Tag,
ich möchte Sie informieren, dass ich bis [Datum] nicht erreichbar sein werde. Für allgemeine Anfragen während meiner Abwesenheit wenden Sie sich bitte an [E-Mail-Adresse]. Ich werde mich nach meiner Rückkehr um Ihre Anliegen kümmern.
Mit besten Grüßen,
[Ihr Name]
Beispiel 5:
Betreff: Automatische Antwort: Abwesenheit
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit außerhalb des Büros und kehre am [Datum] zurück. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Bei dringenden Angelegenheiten erreichen Sie [Name] unter [E-Mail-Adresse] oder [Telefonnummer].
Freundliche Grüße,
[Ihr Name]
Beispiel 6:
Betreff: Urlaubsbedingte Abwesenheit
Hallo,
ich befinde mich vom [Startdatum] bis zum [Enddatum] im Urlaub und habe in dieser Zeit keinen Zugriff auf meine E-Mails. Für Notfälle kontaktieren Sie bitte [Name] unter [E-Mail-Adresse].
Vielen Dank und beste Grüße,
[Ihr Name]
Beispiel 7:
Betreff: Ich bin derzeit nicht erreichbar
Sehr geehrte Damen und Herren,
aktuell befinde ich mich in einer Fortbildung und bin bis zum [Datum] nicht im Büro. Für dringende Angelegenheiten kontaktieren Sie bitte [Name] ([E-Mail-Adresse]).
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]
Beispiel 8:
Betreff: Abwesenheitsbenachrichtigung
Guten Tag,
aufgrund einer Dienstreise bin ich bis [Datum] nicht erreichbar. Bitte wenden Sie sich bei dringenden Fragen an [Name] ([E-Mail-Adresse]). Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Beispiel 9:
Betreff: Außer Haus – [Ihr Name]
Lieber Absender,
ich bin bis zum [Datum] abwesend und habe in dieser Zeit keinen Zugriff auf mein E-Mail-Postfach. Für dringende Angelegenheiten steht Ihnen [Name] unter [E-Mail-Adresse] zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
