Effektives Zeitmanagement ist in der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt essentiell, um produktiv arbeiten zu können. Ein Ansatz zur Verbesserung dieses Skills stellt die ALPEN-Methode dar, die zur Optimierung des Zeitmanagements entwickelt wurde. So können Sie effizienter arbeiten und Ihre Arbeitszeit besser strukturieren.
Das Wichtigste im Überblick
- Die ALPEN-Methode ist eine Strategie zur Optimierung des Zeitmanagements.
- Sie beinhaltet, dass 60% des Tages mit wichtigen Aufgaben belegt werden
- 20% sind als Pufferzeit für unerwartete Ereignisse und weitere 20% für soziale Interaktionen vorgesehen.
- Neben der Verbesserung der Produktivität hilft die Methode auch, persönliche „Zeitfresser“ zu erkennen und effizienter zu arbeiten.
Die ALPEN-Methode ist ein beliebtes Hilfsmittel zur Optimierung des Zeitmanagements in beruflichen Situationen. Mit Hilfe eines gut strukturierten Tagesplans können Sie effizient Arbeiten.
Erfinder der ALPEN-Methode ist der deutsche Wirtschaftswissenschaftler Lothar Seiwert, der sie 1995 entwarf. Der Name der Methode ist ein Akronym und setzt sich aus folgenden Komponenten zusammen:
A = Auflistung der anstehenden Aufgaben und Tätigkeiten.
L = Längenbestimmung, das heißt Schätzung der notwendigen Zeit für die jeweiligen Tätigkeiten.
P = Planung von Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse.
E = Entscheidungsfindung hinsichtlich der Priorität und Dringlichkeit der Aufgaben.
N = Nachprüfung oder Kontrolle, ob der erstellte Plan eingehalten wurde oder ob man es in den nächsten Tag verschiebt.
Mit diesem Ansatz beginnt jeder Arbeitstag mit einer Auflistung der bevorstehenden Aufgaben, die in einem Tagesplan festgehalten werden. Listen Sie alle Aufgaben auf, die sie erledigen müssen – auch die vom Vortag. Nach der Aufstellung des Plans wird die benötigte Zeit für die Durchführung der jeweiligen Aufgaben geschätzt. Viele Menschen verschätzen sich zunächst hierbei: Sie denken, sie würden in der Gesamtzeit viel mehr Arbeiten erledigen können. Aber Sie werden merken, dass Sie im Laufe der Monate und Jahre viel erfolgreicher bei Ihrer Zeiteinschätzung sein werden.
Auch sollten Sie bei Bedarf Aufgaben effizient delegieren. Ebenfalls können Sie aktiv eingreifen. Beispielsweise können Sie ein Meeting, das für eine Stunde angesetzt ist, verkürzen, wenn die Redebeiträge drohen auszuufern. Insgesamt steigert dies Ihre Produktivität.
In der darauf folgenden Phase werden Pufferzeiten eingeplant, um Raum für unvorhergesehene Ereignisse, wie plötzliche Anrufe oder zusätzliche Aufträge, zu bieten. Die ALPEN-Methode empfiehlt, den Tag zu 60% mit konkreten Aufgaben zu belegen, während 20% der Zeit für unvorhergesehene Ereignisse – wie Telefonate oder E-Mails – als Pufferzeit eingeplant werden. Weitere 20% sollten Sie für soziale Interaktionen, wie Gespräche mit Kollegen oder Führunsgtätigkeiten, einteilen.
Viele Menschen tendieren dazu, mehr als 60% ihrer Arbeitszeit zu verplanen. Deswegen ist es wichtig, dass Sie Ihre Aufgaben auf ein realistisches Maß reduzieren. Die übrigen Aufgaben sollten Sie dann verschieben.
Auch eine Nachkontrolle ist wichtig, in dem Sie sich Ihren Tagesplan kurz vor Feierabend anschauen. Waren Ihre Zeiteinschätzungen richtig? Lernen Sie Ihre persönliche Leistungskurve kennen: Wann sind Sie am Tag am Produktivsten? Lassen Sie dies in Ihren Tagesplan miteinfließen.
Verschieben Sie Unerledigtes auf den nächsten Tag. Ist dies allerdings öfters der Fall, müssen Sie sich vor Augen führen, dass Sie eine bestimmte, Ihnen unangenehme Aufgabe immer wieder verschieben. Diese sollten Sie dann entweder gleich erledigen oder ganz von Ihrem Tagesplan herunternehmen, weil sie sich von selbst erledigt hat.
Anwendungsbeispiel der ALPEN-Methode
Im Folgenden wird dargestellt, wie Sie die ALPEN-Methode in Ihren Arbeitstag mit einbauen. Sie sind beispielsweise Ingenieur bei einem Maschinenbauunternehmen und arbeiten acht Stunden am Tag. Sie wenden die ALPEN-Methode an, in dem Sie Ihre alle Ihre Aufgaben aufschreiben und danach eintragen, wieviel Zeit Sie voraussichtlich dafür benötigen. Danach priorisieren Sie Ihre Aufgaben. Hierbei hilf Ihnen das Eisenhower-Prinzip. Bauen Sie genügend Pufferzeiten mit ein. Diese betragen bei einem Achtstundentag ca. 3 Stunden und 20 Minuten. Außerdem müssen Sie noch eine Stunde Mittagspause abziehen.
- E-Mail Korrespondenz erledigen: 1 Stunde
- Präsentation vorbereiten: 1,5 Stunden
- Pufferzeit: 1,5 Stunde
- Teammeeting: 1,5 Stunden
- Pufferzeit: 1 Stunde
- Telefonat mit Einkauf führen: 1/2 Stunde
- Pufferzeit: 1 Stunde
Die Pufferzeiten sind dafür gedacht, dass Sie Gespräche mit Kollegen einplanen oder wenn der eine oder andere Tagespunkt auf Ihrer Prioritätenliste doch etwas länger dauert. Stellen Sie bei Ihrer Nachkontrolle kurz vor Feierabend fest, dass Sie zu viele Tagesordnungspunkte auf der To-Do-Liste haben, können Sie diese versuchen an einen Kollegen zu delegieren oder – wenn es zeitlich möglich ist – auf den nächsten Tag zu verschieben. Dann aber sollten Sie diese am Tag darauf auch gleich erledigen.
Vorteile der ALPEN-Methode
- „Zeitfresser“ kennenlernen: Durch die Methode lernen Sie sich selber kennen. Wo stecken Ihre persönlichen „Zeitfresser“, die es zu eliminieren gilt?
- Gezielte Aufgabenerledigung: Dadurch, dass Sie am Beginn des Tages einen Plan mit den Aufgaben und Ihrer Dauer erstellen, lernen Sie sich nicht im Detail zu verlieren, sondern die Aufgaben gezielt zu erledigen.
- Kein Ja-Sager werden: Die ALPEN-Methode lehrt Sie, auch mal „Nein“ zu sagen. Denn wollen Chef oder Kollegen schnell Aufgaben an Sie delegieren, können Sie sich auf Ihre Tagesstruktur stützen und die neuen Aufgaben ablehnen.
Nachteile der ALPEN-Methode
- Teamarbeit erschwert Methode: Wenn Sie eng mit Kollegen zusammenarbeiten, ist es schwierig eine eigene Tagesstruktur mit entsprechenden Zeiten zu erstellen – denn: Es besteht eine gewisse Abhängigkeit zu den Kollegen und ihrer Arbeitsweise. Arbeiten Sie beispielsweise selbstständig, ist die ALPEN-Methode ideal.
- Pufferzeiten oft nicht realisierbar: In vielen Branchen ist es schwer, längere Pufferzeit einzuplanen, weil eine Aufgabe die andere jagt. Manche Beschäftigte können mit den Pufferzeiten auch nicht richtig umgehen und ziehen Ihre wichtigen Aufgaben entweder in die Länge oder nutzen die Pufferzeiten wenig effektiv, in dem Sie Kaffee trinken oder generell längere Pausen machen.
Fazit
Die richtige Anwendung der ALPEN-Methode führt zu gesteigerter Produktivität und effizienterer Nutzung der verfügbaren Zeit. Sie lernen Ihre Arbeitsweise besser kennen und können diese besser abschätzen. Wann arbeiten Sie am effektivsten oder haben Sie beispielsweise ein Mittagstief? Im Laufe der Monate und Jahre wissen Sie genau, wo Ihre Schwachpunkte, aber auch Ihre Stärken, liegen und können diese entsprechend in Ihrem Tagesplan berücksichtigen. Durch die Pufferzeit können Sie auf unkontrollierbare Ereignisse reagieren. Wenn Sie bereits vorher dies erahnen, dann sollten Sie auf jeden Fall die ALPEN-Methode in Betracht ziehen.
Literatur
- Seiwert, Lothar: Das 1×1 des Zeitmanagement: Zeiteinteilung, Selbstbestimmung, Lebensbalance. Gräfe und Unzer Verlag GmbH. München 2014.
- Gerstl, Rainer: Zeitmanagement im Job. Vilshofen 2021.
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