Das Vorstellungsgespräch: Vorbereitung, Ablauf, Tipps + Tricks

Steht Ihnen ein Vorstellungsgespräch bevor? In unserem Beitrag wird beschrieben, wie Sie sich optimal darauf vorbereiten und was Sie erwartet. Vom ersten Eindruck bis zur abschließenden Fragephase, jede Etappe dieses entscheidenden Treffens wird beleuchtet. Erfahren Sie, wie Sie sich als Bewerber von Ihrer besten Seite zeigen, welche Fragen auf Sie zukommen könnten und wie Sie mit Ihren Antworten überzeugen. Zusätzlich bieten wir Ihnen wertvolle Tipps zur Vorbereitung: Von der Recherche über das Unternehmen bis hin zum perfekten Outfit.

Das Wichtigste Im Überblick

1. Ein Interview dauert bis zu 90 Minuten.
2. Im Vorfeld sollten Sie u.a. zum Unternehmen recherchieren und wichtige Fragen bereits für sich beantworten.
3. Seien Sie freundlich und souverän und kleiden Sie sich entsprechend der Branche und Position.

1. Was ist ein Vorstellungsgespräch?

Machen Sie sich klar: Wenn Sie zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden, haben Sie bereits bei der Firma mit Ihrer Bewerbung überzeugt. Jetzt müssen Sie noch als Person im Gespräch überzeugen und sich natürlich von Ihren Mitbewerbern abheben. Bei einem Vorstellungsgespräch gilt, dass sich der eingeladene Bewerber dem Unternehmen vorstellt und gleichzeitig auch die Firma dem Bewerber. Folglich sollten sich beide Seiten gut auf das Gespräch vorbereiten, denn der erste Eindruck ist entscheidend.

Ein Interview dauert in der Regel 60 bis 90 Minuten. Bei Praktikanten oder Auszubildenden kann das Gespräch etwas kürzer sein. Firmen sollten entscheiden, wer von ihnen dran teilnimmt – meist jemand aus der Personalabteilung und ein bis zwei Personen aus der Abteilung, die eine neue Arbeitskraft sucht. Es sollte festgelegt werden, wer die Moderation übernimmt. Dem Bewerber sollte 75 bis 85% der Redezeit zugestanden werden. Man kann das Interview in fünf Phasen unterteilen.

1. Phase – Beginn des Gespräches: Der Bewerber wird meist am Eingang des Unternehmens abgeholt und ins Besprechungszimmer gebracht. Hierbei werden bereits die ersten Fragen nach der Anreise und der eventuellen Parkplatzsuche gestellt. Bei diesem Austausch findet das erste „Beschnuppern“ statt. Im Besprechungszimmer angekommen, stellen sich alle Anwesenden einander vor. Der Moderator erklärt den Ablauf des Gespräches und den Zeitplan. Danach wird das Unternehmen vorgestellt und die Abteilung mit der vakanten Stelle.
2. Phase – Bewerber stellt sich vor: Der Bewerber wird aufgefordert, seinen beruflichen Werdegang zu skizzieren. Es ist ihm überlassen, welche Stationen er nennt und wo er seinen Schwerpunkt legt. Die Anwesenden können Zwischenfragen stellen und alles wird dokumentiert. In dieser Phase findet der ausführlichste Austausch statt.
3. Phase – Soft Skills werden erfragt: Neben den beruflichen Kompetenzen spielen auch die persönlichen Kompetenzen, die sogenannten Soft Skills, eines Bewerbers eine entscheidende Rolle. Dazu zählen beispielsweise Team- oder Kommunikationsfähigkeit. Oft haben die Interviewer hierfür einen umfangreichen Fragenkatalog vorbereitet.
4. Phase – Vakanz wird dargestellt: In dieser Phase wird der potentiellen, neuen Fachkraft die Stelle und die Arbeitsinhalte vorgestellt. Man spricht über das Team, das manchmal am Ende sogar persönlich vorgestellt wird. Der Bewerber bekommt ein möglichst klares Bild von der Stelle und kann überprüfen, ob diese für ihn und seine Kompetenzen passend ist.
5. Phase – Abschluss des Gespräches: Man tauscht formale Kriterien aus, wie Gehaltswunsch, Beginn des Arbeitsvertrages oder Kündigungsfrist. Auch hat der Bewerber nochmal die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Außerdem sollten die Vertreter des Unternehmens den weiteren Ablauf und Zeitplan des Bewerbungsprozesses erläutern. An diesen sollten sie sich halten, um glaubwürdig zu bleiben. Nachdem der Bewerber gegangen ist, sollten die Interviewer ihre Eindrücke und Meinungen austauschen.

2. Wie Sie sich richtig auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten

Wichtig ist, dass beide Seiten gut vorbereitet sein sollten – sowohl der Bewerber, als auch die Firma, die für Ihre Vakanz einen neuen Mitarbeiter sucht. Es gibt nichts Peinlicheres im Vorstellungsgespräch, wenn eine der Seiten etwas nicht weiß, was man vorher durch gute Recherche in Erfahrung hätte bringen können. Die Teilnehmer des Gespräches von Unternehmensseite her sollten die Bewerbungsunterlagen des potentiellen neuen Beschäftigten studiert haben und der Bewerber sollte sich – auch durch Internetrecherche – gut vorbereiten. Auf was genau sollte der Bewerber hierbei achten?

1. Auf Homepage recherchieren: Holen Sie sich Informationen über das Unternehmen über seine Website ein, wie beispielsweise über die Unternehmensphilosophie, wer die Geschäftsführung inne hat, die Anzahl der Mitarbeiter, die Produkte, eventuelle Auslandsniederlassungen, aber auch wer die Konkurrenz ist.
2. Artikel und Pressemitteilungen lesen: Machen Sie sich schlau, in dem Sie die Presseinfos mit Unternehmensneuigkeiten und Artikel, die vielleicht auch kritisch über das Unternehmen berichten, lesen. Auch Social Media-Kanäle können hilfreich sein. Dadurch gewinnen Sie ein umfangreiches Bild der Firma.
3. Bewertungen lesen: Schauen Sie sich die Bewertungen für das Unternehmen an, die sie leicht über die Suchmaschinen finden. Manchmal findet man dadurch erstaunliche Aspekte über die Firma heraus.
4. Lebenslauf durchgehen: Gehen Sie im Kopf die wichtigsten Stationen Ihres Lebenslaufes durch und überlegen Sie sich, wieviel Sie genau zu Ihren einzelnen Stationen erzählen. Hier gilt: Nicht zu viel und nicht zu wenig erzählen. Und lassen Sie am besten Dinge, die zu ungewollten Nachfragen führen, erst einmal weg oder skizzieren sie Sie nur kurz.
5. Wichtige Fragen im Vorfeld beantworten: Es werden Ihnen garantiert Fragen gestellt, die in den meisten Vorstellungsgesprächen gängig sind. Legen Sie sich hierfür bereits adäquate Antworten zurecht.
6. Eigene Frage zurechtlegen: Man wird Ihnen die Möglichkeit geben, am Ende des Gespräches eigene Fragen zustellen. Diese sollten Sie sich im Vorfeld schon zurechtlegen. Beispielsweise könnten Sie fragen (sofern dies nicht vorher beantwortet wurde), wie sich das Team zusammensetzt oder wie ein konkreter Arbeitstag von Ihnen aussehen würde.
7. Auswahl der richtigen Kleidung: Überlegen Sie sich genau, wie Sie sich kleiden. Informieren Sie sich, was man in der Branche oder auch in bestimmten Positionen trägt und was auch für ein Bewerbungsgespräch adäquat ist. Ein gepflegtes Äußeres ist wichtig, aber vermeiden Sie zu enge, körperbetonte Kleidung, zu viel Make-up, Parfum/After-Shave und zu viel Schmuck. Auch abgetretene Schuhe oder zu hohe Pumps sind ein No-Go. Zu schick, so dass es auffällt, ist auch nicht angemessen. Sie möchten ja aufgrund Ihrer Leistungen und Ihrer Persönlichkeit bewertet werden.
8. Umgang mit Tattoos und Piercings: Oft werden Tattoos und Piercings – gerade von älteren Leuten – in Unternehmen negativ bewertet. Manche Firmen haben sogar Richtlinien gegen Tattoos und Piercings. Bei vielen Start-ups beispielsweise, bei denen meist jüngere Leute arbeiten, spielt dies weniger eine Rolle. Entscheiden Sie selbst, ob Sie Ihre Tattoos und Piercings abdecken beim Gespräch. Behalten Sie aber im Hinterkopf, dass diese auch zu einem Ausschlußkriterium führen könnten.
9. Ängste akzeptieren und abbauen: Es ist normal, dass Sie Ängste vor dem Vorstellungsgespräch haben, schließlich ist der richtige Job eine existentielle Angelegenheit. Nehmen Sie Ihre Angst an, so wie sie ist. Um konkret gegen die Angst was zu tun, sollten Sie schon Tage vorher sich beispielsweise den genauen Weg zu Ihrem potentiellen Arbeitgeber auf Google Maps anschauen und eventuell sogar abfahren. Dies dämmt Ihre Ängste ein.

3. Das eigentliche Vorstellungsgespräch

1. Seien Sie pünktlich: Nichts ist peinlicher als zu spät zu kommen. Erscheinen Sie zu verspätet, könnte man Sie bereits im Vorfeld aussortieren. Außerdem erzeugt dies unnötig Stress.
2. Nehmen Sie Notizblock und Stift mit: So können sie die Fragen, die Sie Zuhause notiert haben, später ablesen und sich während des Gespräches wichtige Aspekte aufschreiben.
3. Gehen Sie schrittweise vor: Begrüßen Sie zu Beginn das Empfangspersonal und alle potentiellen Kollegen, denen Sie begegnen. Begrüßen Sie mit einem freundlichen Gesichtsausdruck und einem festen Händedruck Ihre Gesprächspartner und merken Sie sich alle Namen. Schauen Sie Ihren Gesprächspartnern in die Augen. Dieses Prozedere hilft Ihnen, Ihre Ängste ein wenig abzubauen und das Gespräch auch im weiteren Verlauf genießen zu können. Vielleicht merken Sie, dass es ein spannendes Interview für beide Seiten werden kann.
4. Finden Sie gemeinsame Gesprächsthemen: Schauen Sie sich im Raum um, in dem das Gespräch stattfindet. Gibt es Fotos oder Urkunden von den Hobbies des Chefs, die Sie ebenfalls haben. Vielleicht der Radsport oder der Marathon? Hier können Sie anknüpfen, darüber reden und Gemeinsamkeiten schaffen. Das verbindet ungemein.

4. Wichtige Fragen und Antworten im Vorstellungsgespräch

Sie sollten, wie bereits erwähnt, sich die wichtigsten Fragen und Antworten, die die Vertreter des Unternehmens Ihnen stellen könnten, im Vorfeld für sich beantworten. Welche Fragen könnte man Ihnen konkret stellen?

1. Warum interessieren Sie sich für das Unternehmen? Beantworten Sie diese Frage nicht damit, dass Ihr Profil auf die Stellenanzeige gepasst hat oder dass Sie indirekt zu verstehen geben, bereits einige Bewerbungen verfasst zu haben und diese Stelle eine von vielen ist. Bei dieser Frage ist vielmehr Wissen über das Unternehmen gefragt. Diese haben Sie sich entweder über die Firmenwebseite angeeignet, oder es handelt sich um ein Unternehmen, das Sie bereits vorher gekannt haben. Sie könnten beispielsweise sagen, dass Sie Ihnen die Produkte und die Marke als solches gut gefällt und Sie hier, Ihrer Meinung nach, gut Ihre Talente und Fähigkeiten mit einbringen können.
2. Warum sind Sie von Ihrem vorherigen Unternehmen weggegangen? Sie sollten bei der Beantwortung dieser Frage niemals über vorheriges Unternehmen schlecht reden oder über Ihren früheren Chef lästern. Stellen Sie sich vor, Ihr neuer Arbeitgeber kennt Ihren ehemaligen Chef oder ist vielleicht auch noch mit ihm befreundet? Allerdings könnten Sie sagen, dass Sie im Laufe der Zeit gemerkt haben, dass die Vorstellungen Ihres Vorgesetzten und Ihre zu bestimmten, wichtigen Aspekten auseinander divergierten. Wenn Ihre Stelle gekürzt wurde, können Sie gerne die Wirtschaftskrise anführen. Da treffen Sie meistens einen Nerv. Auch könnten Sie sagen, dass der Schwerpunkt des Unternehmens sich verlagert hat und es den Fokus auf andere Positionen gelegt hat und dadurch Stellen wegfielen. Ein weiteres Argument, das gerne gebraucht wird, ist „eine neue Herausforderung in der ausgeschriebenen Stelle und in dieser Firma suchen“. Seien Sie sich allerdings bewusst, dass das Argument „Eine neue Herausforderung suchen“ mittlerweile zur Floskel geworden ist. Genau diese Floskel sollten Sie deswegen gewinnbringend ausbauen. Sagen Sie, dass Sie in ihrem vorherigen Unternehmen durch neue Aufgaben immer mehr dazugelernt haben, und dass Sie sich jetzt neuen Aufgaben stellen möchten. Somit haben Sie die Floskel „Herausforderungen“ geschickt umgangen.
3. Was sind Ihre Stärken? Hier können Sie Ihre Stärken und positiven Eigenschaften in den Vordergrund rücken. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass Sie das an sich loben, was auch das Unternehmen sucht. Wird ein PR-Profi mit Kommunikationsstärke gesucht, sind Sie genau die passende Person hierfür und das sollten Sie auch betonen und gerne mit einer Schilderung aus Ihrer Vergangenheit umreißen.
4. Was sind Ihre Schwächen? Bei dieser Frage sollten Sie sich nicht zu lange aufhalten und die von Ihnen genannte Schwäche so darstellen, dass Sie zeigen, Sie haben daran gearbeitet. Beispielsweise könnten Sie sagen: „Ich nehme mir immer zu viele Projekte auf einmal vor.“ Im nächsten Satz sollten Sie ergänzen: „Aber ich habe im Laufe der Zeit gelernt zu delegieren.“
5. Wo sehen Sie sich in fünf Jahren? Diese Frage wird gerne gestellt, um herauszufinden, ob Sie länger bleiben möchten oder ob die Stelle auch zu Ihren langfristigen Zielen passt. Antworten Sie auf keinen Fall mit: „Ich weiß es noch nicht so genau.“ Das zeugt von Unentschlossenheit. Wenn Sie sich beispielsweise im PR-Bereich bewerben und angeben, in fünf Jahren eine Heilpraktiker-Praxis eröffnen möchten, werden Sie mit dieser Antwort ebenfalls nicht punkten. Deswegen beantworten Sie die Frage immer mit Plänen, die zu der angebotenen Stelle passen.

5. Was Sie nicht fragen oder sagen sollten

1. „Wie viele Urlaubstage bekommt man in dieser Position?“ Diese Frage riecht zu viel nach Freizeit und sollte erst im zweiten Vorstellungsgespräch gestellt werden.
2. „Können Sie erläutern, was genau Ihr Unternehmen macht?“ Die Antwort auf diese Frage sollten Sie bereits im Vorfeld recherchiert haben.
3. „Ich habe nicht viel Erfahrungen auf diesem Gebiet, aber gäbe es trotzdem die Möglichkeit mich unter Beweis zu stellen?“ Diese Frage zeugt von mangelndem Selbstbewusstsein. Ihr Arbeitgeber hat Ihren Lebenslauf gelesen und weiß daher, wo genau Ihre Erfahrungsfelder liegen.
4. „Wird die Kantine subventioniert?“ Auch diese Frage riecht zu viel nach Freizeit und sollte in den ersten Arbeitstagen nach der Einstellung erfragt werden. Oft wird sie auch schon vorher vom Arbeitgeber beantwortet, da eine subventionierte Kantine zur Mitarbeiterbindung beiträgt.
5. „Ich möchte möglichst schnell mein eigenes Start-up gründen“: Ein Betrieb wird Sie nicht einstellen, wenn Sie eigentlich andere Pläne haben.

6. Lügen Im Vorstellungsgespräch

Wägen Sie ab, ob Sie im Vorstellungsgespräch lügen oder nicht. Sie müssen dies mit Ihren eigenen Moralvorstellungen vereinbaren. Aber bedenken Sie die Konsequenzen. Sehen Sie beispielsweise ein Tennispokal im Gespräch neben Ihrem zukünftigen Chef und Sie täuschen vor, ebenfalls Tennis zu spielen, könnte es später unangenehm werden: Ihr Vorgesetzter möchte mit Ihnen Tennis spielen und Sie müssen zugeben, dass Sie dies in Wahrheit gar nicht beherrschen. Manche Bewerber mogeln mit Ihren Stärken, aber auch hier ist dies mit Vorsicht zu genießen, da Ihr Arbeitgeber dies im späteren Arbeitsalltag merken wird und dies ggf. zur Kündigung führen kann. Sollte Ihr zukünftiger Arbeitgeber Sie allerdings fragen, ob Sie schwanger sind, dürfen Sie lügen, ohne dass dies rechtliche Konsequenzen hat. Denn: Generell besteht kein Fragerecht des Arbeitgebers nach einer Schwangerschaft.

6. Fazit

Ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch ist eine Kunst, die sowohl von Bewerbern als auch von Arbeitgebern eine sorgfältige Vorbereitung erfordert. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der wechselseitigen Präsentation und Bewertung, bei der beide Seiten gleichermaßen gefordert sind, den besten ersten Eindruck zu hinterlassen. Ein gut strukturiertes Interview, das in fünf Phasen unterteilt ist, ermöglicht eine umfassende Beurteilung der Fähigkeiten, der Persönlichkeit und der Passgenauigkeit eines Kandidaten für das Unternehmen und umgekehrt.

Die sorgfältige Vorbereitung auf diese Begegnung, einschließlich der Recherche über das Unternehmen, der Selbstreflexion und der Antizipation möglicher Fragen, ist entscheidend, um sich von der Masse abzuheben und sich als idealer Kandidat zu positionieren. Dabei stehen übertriebene Selbstpräsentation als auch mangelndes Selbstbewusstsein dem Erfolg im Wege. Authentizität, gepaart mit einer gut durchdachten Strategie zur Darstellung der eigenen Fähigkeiten und Visionen, bildet das Fundament für ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch. Schließlich ist die ehrliche und offene Kommunikation von Erwartungen und Zielen von beiderseitigem Nutzen und fördert eine langfristige, erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Literatur

1. Ullah, Robindro, Witt Michael: Praxishandbuch Recruiting. Grundlagenwissen – Prozess Know-how – Social Recruiting. Schäffer Poeschl Verlag, Stuttgart, 2. Auflage, 2018. S. 205ff.
2. Krenz, David: Auf jede Frage eine Antwort. Das perfekte Vorstellungsgespräch. Amazon Fulfillment, Worclaw (Breslau) 2022.

^{Bildnachweis: ©Pixabay}