Mit dem Eisenhower-Prinzip die Prioritäten richtig setzen

Das Eisenhower-Prinzip ist eine bekannte und weit verbreitete Technik des Zeitmanagements. Benannt ist sie nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Alle anfallenden Aufgaben sollen in eine bestimmte Matrix eingeordnet werden, damit man den Gesamtüberblick behält.

Was ist das Eisenhower-Prinzip?

Das Eisenhower-Prinzip ist eine bedeutende und weit verbreitete Technik des Zeitmanagements. Benannt ist diese Technik nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, der sie angeblich selbst angewandt und auch seinen Mitarbeitern beigebracht haben soll. Eisenhower regierte in den USA von 1953 bis 1961.

Die Grundidee des Eisenhower-Prinzips besteht darin, dass die Aufgaben gezielt in Kategorien eingeteilt werden. Die Einteilung in vier Kategorien soll die Entscheidung erleichtern, womit man sich als erstes beschäftigt. Die Kategorisierung wird auf der Grundlage von zwei Parametern vorgenommen:

Die Wichtigkeit einer Aufgabe: Eine Aufgabe ist dann wichtig, wenn sie der Zielerreichung beiträgt. Als unwichtig gilt eine Aufgabe, die Sie keinem Ihrer Ziele näher bringt.

Die Dringlichkeit einer Aufgabe: Eine Aufgabe ist dringlich, wenn sie zu einem bestimmten Zeitpunkt in der nahen Zukunft ihren Sinn verliert. Wenn der Zeitpunkt der Erledigung (in naher Zukunft) keine Rolle spielt, ist die Aufgabe nicht dringlich.

Mit diesen beiden Parametern können Aufgaben in vier Quadranten eingeteilt werden, die auf einer horizontalen und einer vertikalen Achse abgebildet werden.

Funktionsweise des Eisenhower-Prinzips

Nach dem Eisenhower-Prinzip sind die Aufgaben in jedem Quadranten wie folgt zu behandeln:

• Aufgaben mit 1. Priorität: Diese Aufgaben sind wichtig und dringend. Sie haben den höchsten Wert, wenn es darum geht, die Ziele zu erreichen. Oft fallen darunter auch Krisen oder akute Probleme. Aus diesem Grund sollten Sie diese Aufgaben sofort selbst in Angriff nehmen, ohne Unterbrechung. Nur wenn man sich selbst um diese Aufgaben kümmert, kann man sicher sein, dass sie auch wirklich zu Ende geführt werden.
• Aufgaben mit 2. Priorität: Diese Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend. Da auch solche für die Erreichung der Ziele von Bedeutung sind, sollten Sie sich selbst um sie kümmern. Dazu zählen beispielsweise Projektteilabschnitte oder berufliche Weiterbildungen. Die Umsetzung ist jedoch nicht an einen bestimmten zeitlichen Rahmen in der näheren Zukunft gebunden. Für die Erledigung dieser Aufgaben genügt es daher, sich einen konkreten Termin zu setzen.
• Aufgaben mit 3. Priorität: Diese Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig. Sie müssen schnell erledigt werden, aber es ist normalerweise nicht notwendig, dass Sie sich selbst darum kümmern. Dazu zählen zum Beispiel das Schreiben von E-Mails oder das Führen von Telefonaten. Eisenhower empfiehlt deshalb, Aufgaben in diesem Bereich so weit wie möglich zu delegieren. Auch sollten Sie versuchen, einige von ihnen zu eleminieren. Darunter fallen auch Meetings, die nicht weiterführend sind.
• Aufgaben für den Papierkorb: Diese sind weder wichtig noch dringend. Aufgaben, mit denen Sie Ihren Zielen nicht näher kommen und bei denen Ihnen der Zeitpunkt der Erledigung egal ist, haben den geringsten Wert. Diese Aufgaben kann man im Zweifelsfall auch einfach mal liegen lassen und gar nicht bearbeiten. Dazu zählt beispielsweise das Lesen von Werbepost. Denn Dinge, wie diese, erledigen sich oft von selbst und man kann sie in den Papierkorb schmeißen. Manche Menschen heften diese Angelegenheiten auch in einem Aktenordner ab, die man dann aber auch nach einigen Wochen aussortieren sollte.

Vorteile des Eisenhower-Prinzips

Die Methode bietet unter anderem Vorteile in der Aufgabenverwaltung und in der Prioritätensetzung, indem es einen ersten Überblick über die gesamten Aufgaben verschafft und eine effiziente Bearbeitung ermöglicht – anbei die Vorteile im Überblick:

• Bietet nützliche Methode: Damit Sie zunächst einen ersten Eindruck und auch einen Überblick von Ihren gesamten Aufgaben bekommen, ist das Prinzip sehr hilfreich.
• Methode ist sehr effizient: Dadurch, dass Sie Prioritäten festlegen, kann den Aufgaben schnell und effizient nachgegangen werden.
• Papierkorbaufgaben sind eine Besonderheit: Das Eisenhower-Prinzip umfasst Aufgaben, die nicht zwangsläufig erledigt werden müssen, die sogenannten Papierkorbaufgaben. Diese Aufgaben werden von keiner anderen Zeitmanagement-Methode so explizit benannt.

Nachteile des Eisenhower-Prinzips

Das Prinzip hat auch einige Nachteile. Es ist sehr starr und unflexibel, besonders bei komplexen Aufgaben, bei denen der Arbeitskontext erforderlich ist, um genau sagen zu können, ob etwas wichtig ist – anbei die Nachteile im einzelnen:

• Prinzip ist starr und unflexibel: Bei komplexen Aufgaben stößt man an Grenzen, da sie erst durch das Zusammenspiel von Kontext und persönliche Einstellung als wichtig eingestuft werden können
• Aufgaben lassen sich nicht gleichmäßig aufteilen: In den Matrix sieht das Ergebnis sehr übersichtlich aus. Im Arbeitsalltag sind wichtige Aufgaben aber selten nicht dringend und dringende Aufgaben selten unwichtig. Das könnte in der Folge zu Problemen im Aufgabenmanagement führen.

Fazit

Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode, die entweder ganz oder gar nicht angewendet werden sollte. Es ist notwendig, alle anfallenden Aufgaben in die Matrix zu ordnen, um den Gesamtüberblick nicht zu behalten. Da jedoch vieles nach Gefühl und Erfahrung geschieht, sollte die Methode nicht blind angewendet werden.

Besonders nützlich ist dieses Prinzip bei der „Entmüllung“ alltäglicher und routinemäßiger Aufgaben, da es zu einer Überprüfung anregt, ob diese Aufgaben tatsächlich selbst durchgeführt werden sollten und ob ihre Durchführung in Bezug auf das Erreichen von Zielen wirklich vorteilhaft ist.

Bei komplexen Aufgaben stößt die Methode allerdings an ihre Grenzen, weil man im Arbeitsalltag oft erst genau weiß, wie dringend eine Aufgabe ist, wenn man sie zeitnah erledigen muss. Gerade bei der Planung komplexer Projekte hat man oft eine längere Vorlaufzeit von Wochen oder Monaten, die es schwer macht, Arbeiten als wichtig oder unwichtig einzustufen, wenn sie noch nicht anliegen.

Literatur

1. Weisweiler, Silke, Dirscherl, Birgit, Braumandl, Isabell: Zeit- und Selbstmanagement. Ein Trainingsmanual, Springer-Verlag, Berlin, Heidelberg 2013.
2. Kaluza, G.: Stressbewältigung. Trainingsmanual zur psychologischen Gesundheitsförderung. Springer-Verlag, Berlin, Heidelberg, New York 2004.

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